Działalność kancelarii prawnej zależy w głównej mierze od jej renomy. Dlatego też tak ważne jest ograniczanie ryzyka w obszarze ochrony danych osobowych, konfliktu interesów czy odpowiedzialności cywilnej i karnej. Pomóc w tym może wykorzystanie nowoczesnych narzędzi Virtual Data Room. Co warto wiedzieć na ten temat? Zapraszamy do lektury!
VDR w działalności kancelarii prawnej
Każda kancelaria prawna musi dbać o swoją reputację. To właśnie ona wpływa na zaufanie klientów i tym samym — lepsze warunki finansowe. Jakiekolwiek potknięcia mogą poważnie zaszkodzić wizerunkowi firmy i doprowadzić do wielu innych konsekwencji. Jednym z czynników ryzyka jest m.in. prowadzona dokumentacja — w tym przesyłane do klientów poufne dane i umowy. Kancelaria prawna powinna zadbać o wdrożenie odpowiednich procedur wewnątrzfirmowych, które zapewnią bezpieczeństwo dokumentom i ułatwią ogólną komunikację.
Virtual Data Room to profesjonalne narzędzie, które obecnie staje się standardem w większości kancelarii prawnych. Mowa bowiem o rozwiązaniu, które szyfruje przestrzeń online i zapewnia sprawną i bezpieczną współpracę z klientem. Przesłane dokumenty dotyczące umów, transakcji, przejęć czy fuzji nie są już przetrzymywane w tradycyjnej korespondencji mailowej. VDR pozwala je kompletować i przechowywać, udzielając dostępu wyłącznie wybranym osobom.
To jednak nie wszystko. Virtual Data Room pozwala również monitorować i analizować aktywność użytkownika na dokumencie. Rozwiązanie to zabezpiecza przepływ dokumentów, ułatwia współpracę i komunikację, minimalizuje ryzyko wystąpienia konfliktu interesów, chroni dane osobowe klientów i wszelkie poufne informacje.
Virtual Data Room w praktyce
Wdrożenie VDR w kancelarii prawnej na własną rękę może przysporzyć trudności. Aby wykorzystać pełen potencjał tego rozwiązania, zaleca się skorzystać z usług wyspecjalizowanej firmy, takiej jak Fordata — jednego z najlepszych dostawców VDR na rynku.
Poufne dokumenty powinny być właściwie strzeżone. VDR szyfruje dane na podobnej zasadzie, jak w bankowości elektronicznej. Mowa zatem o mocnych i okresowo zmienianych hasłach, kodach SMS i monitoringu obiegu dokumentacji w czasie rzeczywistym. Tylko osoby o nadanych uprawnieniach mogą wykonywać określone operacje. To firma decyduje, kto będzie mógł wydrukować, zapisać czy po prostu przeczytać dokument.
Virtual Data Room umożliwia również generowanie raportów, informujących o tym, kto i kiedy przeglądał lub edytował dany dokument. Rozwiązanie to przydaje się zwłaszcza podczas przesyłania umów i dużych plików. Virtual Data Room to również nieocenione wsparcie w projektach typu M&A podczas przeprowadzania audytów prawnych. VDR to najwyższy poziom bezpieczeństwa, zgodność z polskich prawem i RODO, intuicyjny system, elastyczność użytkowania, stała pomoc Działu Obsługi Klienta i brak konieczności instalacji oprogramowania SaaS.